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Software laboratorio galenico: recensione H2O Professional

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Oggi Farmagalenica (ad opera del Dr. Marco Ternelli) presenta una recensione su uno dei (pochi) software laboratorio galenico disponibili in Italia.

Il sofware laboratorio galenico è lo strumento INDISPENSABILE, IMPRESCINDIBILE e FONDAMENTALE per poter lavorare in un laboratorio Galenico: H2O Professional del Dr. Flavio Bosco, collega Farmacista.

A che serve avere un software laboratorio galenico?

Alcuni obietteranno che “si fa ancora a carta e penna perché si fanno poche preparazioni”. Ho ragionato anche io così i primi anni della mia esperienza Galenica, continuando a lavorare su carta e “a mano” salvo poi pentirmene (amaramente) successivamente perché:

  1. ho impiegato una vita ad inserire nel gestionale le tante materie prime ormai accumulate;
  2. era ormai diventato impossibile gestire correttamente alle scadenze delle materie prime, così come era praticamente impossibile sapere la giacenza (anche solo approssimativamente) di una data sostanza;
  3. ogni minima modifica ad una formulazione richiedeva tempo enorme per rifare tutti i calcoli analitici
  4. mi sono reso conto di quanto “male” lavorassi prima 🙁
  5. mi sono reso conto di quanto “bene” lavoro ora 🙂
Il codice di H2O Professional è scritto da un Farmacista, il Dr. Flavio Bosco.

Quali vantaggi porta avere un software laboratorio galenico?

Facciamo qualche ulteriore esempio favorevole sull’avere un gestionale per il laboratorio galenico quale H2O Professional.

Parliamo quindi dei calcoli matematici e analitici del tutto automatici, del computo automatico delle perdite, dello scarico delle sostanze per il riordino, della gestione normativa della documentazione della preparazione (certificati di analisi, fogli di lavorazione, etichette e copie, eccetera), della tariffazione automatica con 1 click, della stampa automatica dell’etichetta con tutte le informazioni previste per legge, eccetera eccetera ?

Sappiate che tutto quello che ho elencato e molto molto altro ancora, si può fare con H2O Professional!

Principali caratteristiche di H2O Professional

Questa recensione si baserà sul software tutt’ora utilizzato dall’autore di questo articolo (Dr. Marco Ternelli), tenendo presente che ho avuto modo di provare per un certo periodo della mia attività galenica, software quali 

  • Alambicco (chi se lo ricorda?)
  • Magistra (il più noto e conosciuto gestionale, oltre che il più diffuso)
  • infine H2O Professional.

Preciso anche una mia piccola disavventura: dopo Alambicco®, ho avuto modo di passare a H2O Professional. Provato per meno di 1 settimana, poi abbandonato perché mi sembrava troppo complesso.
Mi sono quindi convertito a Magistra®, il più famoso concorrente nel campo del software laboratorio galenico. Testato con la licenza di prova per circa 1 mese, ma aveva per me, gravi mancanze nella gestione delle formule, materie prime soprattutto per una farmacia che segue le Norme di Buona Preparazione Integrali e non le “NBP semplificate”, personalmente ritenute un obbrobrio (!).

Sono quindi ritornato a H2O Professional con entusiasmo: mai più lasciato!

Proviamo, dunque, a fare luce sulle principali caratteristiche “di vita pratica” che un software laboratorio galenico quale H2O Professional dispone.

Permette la gestione completa di una sostanza: lotti, quantità, scadenze, ordine, riordino, titolo, scheda tecnica, scheda di sicurezza, ecc…

E’ una caratteristica fondamentale e imprescindibile. H2O Professional permette di inserire tutte queste informazioni al momento del carico e di utilizzarle tutte successivamente per semplificare e velocizzare il lavoro del Farmacista preparatore.
Esempio pratico: quando è necessario stampare un foglio di lavorazione, è sufficiente controllare a video solo alcuni paramenti e H2O Professional farà il resto, registrando e stampando automaticamente TUTTO quello che deve essere stampato, dai lotti alla quantità singola/totale, date, avvertenze, doping, date di preparazione, date di scadenza, ecc…

h2o professional software laboratorio galenico sostanze

Una caratteristica degna di nota è la gestione del titolo di una sostanza ovvero gestione

  • del rapporto tra peso del sale e peso della base libera
  • della differenza in peso tra una compressa di un farmaco industriale e il suo contenuto in principio attivo
  • del contenuto di una determinata sostanza vegetale in XYZ

Caso 1: davanti ad una prescrizione di “ranitidina pura 50mg”, chiedo: quanta ranitidina cloridrato deve pesare il farmacista? Con H2O Professional l’informazione è disponibile con un clic; e ovviamente vale anche l’inverso (inserendo il valore di ranitidina cloridrato, H2O Professional fornisce il valore da pesare di raniditina pura)!
Caso 2: dovendo ripartire per un paziente pediatrico delle compresse di Norvasc® 5mg in capsule da 0.9mg, quanta polvere di Norvasc® (principio attivo + eccipienti) devo pesare? H2O Professional ve lo dirà subito una volta inserito il peso delle compresse e del contenuto del principio attivo.
Caso 3: avendo un estretto secco vegetale (es. Iperico) titolato allo 0.2% in ipericina, non sarebbe bello, utile e pratico avere in etichetta la stampa di quanto estratto secco totale è contenuto in una capsula e a quanta ipericina corrisponde (come avviene sulle confezioni dei prodotti industriali?). H2O Professional lo fa!

Permettere di controllare giacenze e ordini delle sostanze


E’ fondamentale evitare di rimanere senza sostanze o sapere quali sostanze sono esaurite e qual’è la giacenza residua ovvero quanta sostanza xyz ho in laboratorio, anche solo per poter dire ad un paziente se è possibile allestire una preparazione galenica o se è necessario procurarsi alcune sostanze mancanti o presenti in quantità insufficienti. Con H2O Professional è tutto immediato: è possibile preparare l’ordine in anticipo, stabilendo a priori la quantità da richiedere, così come poter stampare questo preventivo e inoltrarlo al grossista.
E altrettanto, fornire un preventivo del costo (approssimativo) del farmaco galenico al paziente prima ancora di aver acquistato la/le sostanza/e

Distingue tra procedure previste per le NBP semplificate (DM 18.11.2003) o NBP Integrali


Può sembrare secondario (stimo che oltre il 90% dei farmacisti che fanno galenica usino le NBP semplificate), ma è importantissimo per un laboratorio galenico adempiere ai doveri di Legge in base alle NBP seguite, dai dati in etichetta, al foglio di lavorazione, alle procedure, eccetera.

Permette di creare etichette con tutti i dati di legge necessari

Completo subito la frase qui sopra “con tutti i dati di legge necessari, prelevandoli direttamente dalla scheda della preparazione, senza che il Farmacista debba intervenire manualmente”.
Infatti, una volta terminata la preparazione galenica, quanto tempo si deve perdere per fare un’etichetta (intestazione, composizione, indicazioni, quantità, lotto, scadenza, prezzo, avvertenza, …)? Con H2O Professional, una volta che l’etichetta è stata impostata correttamente, la risposta è: 0 (zero!!).
Personalmente ritengo che andrebbe vietata l’etichettatura a mano, ma consentita solo a computer (le NBP prevedono esplicitamente che devono essere chiare, leggibili ed indelebili); d’altra parte, l’industria farmaceutica  non commercializza confezioni scritte a mano, giusto?

h2o professional software laboratorio galenico etichetta

In definitiva, la classica scena di laboratorio è: mentre la macchina lavora per preparare il farmaco, il farmacista schiaccia 2-3 tasti e l’etichetta è già pronta da attaccare al contenitore.

Tariffare in maniera rapida, semplice e corretta

H2O Professional gestisce 3 modalità diverse di tariffazione:

  1. tariffa standard (quella per tutte le farmacie), aggiornata alla nuova Tariffa Nazionale.
  2. tariffa ospedaliera (legata alla realtà delle farmacie ospedaliere)
  3. tariffa liberalizzata (per chi “ritiene” che il “Decreto Monti” del 2011 abbia abolito la parte dell’onorario professione). In questo caso, variazioni alla tariffa saranno indicate in etichetta nella voce dell’Onorario Professionale.

Impostando la forma farmaceutica, quantità e (eventuale) numero di dosi, il programma calcola automaticamente e immediatamente il prezzo finale, considerando il costo delle materie prime, diritti addizionali, onorario professionale e (eventualmente) il prezzo dei contenitori.

h2o professional software laboratorio galenico tariffa

Una chicca di H2O Professional è la possibilità di indicare una o più sostanze della formulazione come “Eccipiente” e di distinguere se va tariffata o meno (esempio, in base alle indicazione dell’eccipiente in ricetta o aggiunta dal Farmacista per ragioni tecniche), in modo da ottenere l’importo più preciso possibile. E il farmacista non deve fare nessun calcolo, ci pensa H2O Professional.

Controllo delle perdite di lavorazione

Questa funziona vale tanto oro quanto pesa ;-).

Detta come va detta: se il Farmacista dovesse preparare 100 capsule da 0.3 g di amido, dovrebbe pesare 30 g di amido e riempire le capsule; siamo tutti d’accordo che è impossibile che tutti i 30 g di  polvere saranno incapsulati, ma ci saranno perdite nel contenitore di miscelazione, tra le piastre, sul tavolo, sotto le piastre, ecc…
Ancora peggio nel caso di fusione di sostanze in becker in cui diversi grammi resterebbero attaccati al vetro anche dopo il più accurato dei travasi.

h2o professional software laboratorio galenico perdita

H2O Professional permette con un solo tasto di aggiungere automaticamente un eccesso di pesata PER TUTTE LE SOSTANZE (o solo alcune) della preparazione in modo da ottenere un composto finale di peso superiore dal quale prelevare la giusta quantità e annullare le perdite.

Gestire l’archivio Pazienti e Medici + SMS

In ottemperanza alla normativa del GDPR, è possibile gestire un archivio con i dati dei pazienti (e da lì risalire alle loro preparazioni magistrali a loro destinate) e dei medici (e risalire alle preparazioni da loro prescritte).

Inoltre si possono raccogliere i dati anagrafici, indirizzo, CF (le detrazioni!), codici numerici/alfanumerici Legge 94/98 (Di Bella), numeri di telefono e cellulare.

A proposito del numero di cellulare, H2O Professional permette di inviare direttamente dal programma SMS ai cellulari dei pazienti con informazioni di ogni tipo: preparazione pronta per essere ritirata, costo, ritardi nella preparazione, eccetera.

Un po’ di statistiche e report per il titolare non guastano

Sapere cosa si vende, quanto si vende, i costi, i residui, valorizzare gli scaduti, quanto si spende per ogni magazzino di acquisto e tanto altro ancora.
Qualsiasi gestionale lo deve fare. E H2O Professional lo fa, con grafici e tabelle.

h2o professional software laboratorio galenico statistiche

Possibilità di avere installazioni multiple

Se avete un laboratorio grande o se semplicemente volete gestire alcune funzioni comodamente dall’ufficio senza dover andare tutte le volte in laboratorio, potete installare una seconda (o terza) versione sul computer client che si collegherà al computer con l’installazione server (in laboratorio), permettendovi di utilizzare H2OProfessional in contemporanea (e senza sovrapposizione di dati).

Sviluppo continuo e rapido

Chi scrive è anche uno dei betatester delle versioni di H2O Professional che pubblica in media un aggiornamento al mese.
In ogni aggiornamento vengono corretti bug, ma soprattutto implementate le TANTE modifiche chieste dai colleghi Farmacisti. Provare per credere.

Quali sono i punti deboli di H2O Professional?

Come tutti i software laboratorio galenico, H2O Professional non è esente da bug (errori di programmazione), a volte solo “cosmetici” (non inficiano il funzionamento del programma), altre volte più gravi (raramente), ma che vengono prontamente risolti alla pubblicazione degli aggiornamenti successivi.

Gli aggiornamenti che vengono scaricati da Internet automaticamente.

Manca di precisione nella gestione corretta della approssimazioni, per cui a volte può capitare di trovarsi con valori di 4-5-6 cifre decimali che non hanno alcuna utilità e a volte causano errori negli arrotondamenti.

E’ possibile trasferire l’archivio di Magistra ad H2OProfessional?

Si. E’ possibile.
Acquistando la licenza per H2O Professional, è possibile far convertire l’archivio esistente in modo da trasferire tutti i dati su H2O Professional.

Esiste un manuale in linea di H2O Professional?

Come tutti i software laboratorio galenico, esiste un manuale in linea, reperibile al seguente indirizzo.

Siamo alla fine di questo saggio descrittivo di questo software laboratorio galenico. In questo articolo sono state descritte le principali funzioni che un Farmacista si troverebbe ad utilizzare sia che preparai 10 preparazioni all’anno sia che ne prepari 1000.

Ma c’è molto molto molto altro di cui parlare, ma il rischio di disperdersi e creare confusione è alto; per cui l’articolo verrà aggiornato in base ad eventuali commenti o richieste dei lettori.
Per informazioni su prezzi e modalità d’acquisto fare riferimento alla pagina www.h2oprofessional.com

PRO:

  • completo sotto ogni possibile punto di vista
  • software leggero che si può utilizzare anche su computer datati
  • software in continuo sviluppo con possibilità di aggiungere funzione o features chiedendo direttamente al programmatore
  • gestione completa del titolo di una sostanza
  • permette di stampare le etichette direttamente dal programma con tutte le informazioni inserite automaticamente
  • controllo degli accessi da parte di più operatori
  • archivio storico di tutti i dati (pazienti, medici, preparazioni, materie prime, contabile, movimentazioni).
  • prezzo accessibile, anche rispetto ad altre soluzioni software
  • assistenza 24/7, massima disponibilità e risoluzione problemi in breve tempo

CONTRO:

  • può apparire complesso e macchinoso le prime volte che si utilizza
  • ogni tanto qualche bug può far crashare il programma
  • qualche difficoltà a gestire i decimali oltre la 3 cifra dopo la virgola
  • manca ancora una pratica gestione dei pesi dei componenti in grammi e millilitri
  • manca una gestione dati autonoma, ossia non ha una banca dati univoca delle sostanze
  • costo non basso, anche se minori rispetto a software concorrenti.

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